Время – деньги: как тайм-менеджмент может помочь юристу повысить эффективность

Привычка отслеживать свое время, уверена Лора Килер, может помочь юристу охватить как объем оплачиваемых часов, так и выявить области, подход к которым стоит сделать эффективнее, хотя, конечно, это трудоемкая, непростая и не всегда приятная (особенно на первых порах) задача. Чтобы упростить жизнь коллегам, эксперт советует обратить внимание на несколько базовых методов:

1. Фиксируйте свое время сразу, не откладывая эту процедуру на потом

Как отмечает Лора Килер, будьте справедливы и к себе, и клиенту: не забывайте фиксировать, сколько рабочего времени на выполнение тех или иных задач вы потратили и – главное – почему. Другими словами, подробно запишите, чем именно вы занимались и насколько трудоемким был процесс. Также важно не откладывать эту операцию в долгий ящик: чем больше времени проходит, тем стремительнее тускнеет память о былых заслугах.

2. Если вы ведете учет данных на бумаге, не «разбрасывайтесь» данными

Если за годы практики у вас выработалась привычка фиксировать всю информацию на бумаге, то уделите время созданию удобной системы. Лора Килер рекомендует не оставлять рабочие записи на стикерах или в разных блокнотах – в противном случае в будущем вы рискуете бестолково потратить время на поиск необходимых сведений.

3. Не забывайте про возможности различных электронных помощников

Тем же, кто уже перешел на «цифру», стоит присмотреться к электронным системам, позволяющим легко фиксировать необходимые данные. Такой подход, по словам Лоры Килер, поможет избежать двойной работы (например, при переносе сведений с бумажного носителя на электронный или в биллинговую систему). К программам, которые могут быть полезны, эксперт относит:

• TimeSolv, Time59 и Bill4Time обладают функцией отслеживания времени, трастовой бухгалтерией и выставления счетов по стандарту LEDES;
• EBillity’s Time Tracker Legal – есть возможность привлечь частных юристов;
• Tabs3 имеет программу для персональных компьютеров, которая может создавать настраиваемые отчеты;
• Tali — голосовое приложение для отслеживания времени, которое может интегрироваться с несколькими программами;
• Clio, MyCase, Rocket Matter и PracticePanther имеют функции учета времени и выставления счетов.

Кроме того, в статье Лора Килер рассказывает, как можно сэкономить время, работая с билинговыми программами. К примеру, эксперт отмечает удобство голосовых помощников (ведь в большинстве случаев человек говорит быстрее, чем печатает на клавиатуре, чем в конечном счете и экономит свое время). Незаменимы в работе и автоматические таймеры, позволяющие работникам не отслеживать время по старинке, глядя на часы, а также автоматические электронные напоминания.

Что касается отслеживания неоплачиваемых часов для выявления эффективности или неэффективности их препровождения, то, по мнению специалиста, здесь важно определить области, которые смогли бы выиграть от правильного распределения времени. К таким сферам, по словам Килер, можно отнести биллинг и финансы, маркетинг и управления фирмой.

На что, по мнению эксперта, стоит обратить особенное внимание?

• Если ваша компания немало времени уделяет выставлению счетов и ведению финансовой отчетности, не лишним будет задуматься о помощниках в этой сфере – специальных технических системах или консультантах, которые специализируются на помощи специалистам в области права.
• Помните: юристы не обязаны знать все на свете – в том числе, быть профи в вопросах маркетинга или развития бизнеса. Лора Килер считает, что лучше отдать часть задач, которые далеки от вашей профессиональной деятельности, на аутсорсинг, чем пробовать изобретать велосипед самому.
• Такой же совет специалист дает тем фирмам, где много лишнего времени юристы уделяют организации и канцелярским вопросам. Чтобы освободить время, рекомендует Лора Килер, рассмотрите такие инструменты планирования, как Calendly или FindTime. Кроме того, можно оформить подписку на услуги виртуальных секретарей.

Прочесть статью Лоры Килер в оригинале можно в журнале Law Practice.